Team Diabatix

Op 5 minuten tijd een koelplaat voor de batterij van een elektrische auto of een computer ontwerpen? Op het platform van Diabatix kan dat. De Belgische onderneming is daarmee een wereldwijde pionier in zijn sector. Voor de ontwikkeling van het platform bundelde Diabatix de krachten met CactusSoft, een Belgisch nearshoringbedrijf dat softwarebouwers in Spanje en Oost-Europa inschakelt. “Ze zijn erin geslaagd om in een recordtempo heel complexe technologie te vertalen naar een gebruiksvriendelijk platform”, zegt Roxane Van Mellaert, Head of Product & Operations bij Diabatix. “We hadden een extreem krappe deadline, maar we hebben die gehaald.”

Diabatix heeft software ontwikkeld die automatisch de optimale vorm van koelcomponenten en koelplaten genereert. Roxane Van Mellaert legt uit hoe dat werkt: “Neem nu een elektrische wagen. De batterij van die auto moet gekoeld worden om operationeel en performant te blijven. Ook voor de levensduur is die koeling cruciaal.”

“Bij de klassieke manier van werken gaat een ingenieur het design voor die koelplaat dan manueel uittekenen. Op basis van zijn eigen ervaringen en inzichten puzzelt hij zelf een ontwerp bij elkaar. Dan volgt een lang, iteratief proces van aanpassing na aanpassing om het uiteindelijke design voor de koelplaat helemaal goed te krijgen.”

“Wij automatiseren dat klassieke, manuele proces. Met onze software voert de ingenieur de geometrie in, geeft hij een aantal parameters in en met één druk op de knop tekent een supercomputer het ideale design dat voldoet aan alle opgegeven vereisten. De ingenieur kan het design downloaden en kan aan de slag. Onze software kan overal dienen waar koeling belangrijk is: van ledverlichting en computers tot batterijen en motoren van elektrische voertuigen.”

Het ideale design configureren

“Twee jaar geleden zette Diabatix de stap om hun software ook voor de klant beschikbaar te maken”, vertelt Van Mellaert. “We waren eerst een servicebedrijf. Onze software was er al, maar we gebruikten die alleen in huis, om zélf de problemen van onze klanten op te lossen. Wij zetten onze software in om voor onze klanten het ideale design voor hun koelplaten te configureren.”

“We zagen dat we iets uniek en innovatief in handen hadden, het zou zonde zijn om die technologie te beperken tot intern gebruik. We waren klaar om van servicebedrijf naar softwareprovider over te schakelen. We wilden hen de kans geven om zelf met die software aan de slag te gaan, in de plaats van dat wij dat op de achtergrond voor hen deden. Om die software toegankelijk te maken, moesten we een interface bouwen tussen onze klanten en onze software. We hadden een webplatform nodig waar ze in een paar simpele stappen hun eigen koelplaten konden ontwerpen.”

Strakke deadline

“In de zoektocht naar een partner om dat platform te bouwen, zijn we bij CactusSoft terechtgekomen. Dat hun developers vanuit Spanje en Oost-Europa werken, was voor ons geen drempel. Ons eigen team is bijzonder internationaal, onze klanten ook. In de digitale wereld denken we niet meer in eigen grenzen. Maar de Belgische verankering van CactusSoft was wel een belangrijke troef. Het is een Belgische onderneming. Dat was voor ons een zekerheid op vlotte communicatie. Stel dat er ergens onderweg een kink in de kabel zou komen, dan wisten we dicht bij huis bij wie we moesten aankloppen.”

“Een partner kiezen, is altijd moeilijk. Je kan die op voorhand zo goed mogelijk beoordelen, maar je weet pas echt welk vlees je in de kuip hebt eenmaal de samenwerking vertrokken is. We zijn eind 2020 met CactusSoft in zee gegaan, met de bedoeling om in april 2021 het platform te realiseren. Die timing was krap. Zéér krap. Het was heel spannend op het einde, maar we zijn erin geslaagd om onze deadline te halen en het platform op een klantenevenement zoals gepland te lanceren.”

“Het Belgische management van CactusSoft heeft daar in de laatste rechte lijn mee hun schouders ondergezet. Toen de deadline naderde en het allemaal heel nipt werd, zijn ze erin geslaagd om het team – dat al hard had gewerkt – nog een versnelling hoger te doen schakelen. Ze hebben ons gerustgesteld dat we de lanceringsdatum zouden halen en niet met lege handen voor onze klanten zouden staan. En ze hebben woord gehouden.”

Pioniersrol als extra uitdaging

Diabatix heeft het platform volgens Van Mellaert uitzonderlijk snel kunnen ontwikkelen. “Dat was niet vanzelfsprekend, want wat wij doen is nogal complex en abstract als je zelf geen ingenieur bent. Toch begreep het team snel wat we nodig hadden, en konden ze de brug slaan tussen onze software en onze klanten.”

“Je kan niet verwachten dat een developer tot in de puntjes begrijpt hoe een koelplaat werkt, dus het was ook mijn verantwoordelijkheid om voor heldere briefings te zorgen”, vertelt Van Mellaert. “Samen met een consultant van Nead die zowel de inzichten langs de ingenieurs kant als de webdevelopment kant heeft zijn we er in geslaagd om de juiste vertaalslag te maken.”

“We zijn de enige software in thermische toepassingen die volledig automatisch het optimale design genereert. Die pioniersrol maakte het project extra uitdagend. De developers konden niet even ergens over het muurtje kijken, want wij zijn de eersten die zo’n platform bouwen en het gebruikers zo gemakkelijk maken.”

“Die gebruiksvriendelijkheid is in mijn ogen de grootste troef van het platform. Het was bij het ontwikkelen ervan waarschijnlijk ook de grootste uitdaging. De complexiteit zit vooral onder de motorkap, de ingewikkelde processen draaien op de achtergrond. De settings die de gebruiker zelf moet invoeren, hebben we tot een minimum kunnen beperken. De hele set-up duurt nog geen 5 minuten.”

Echte collega’s geworden

De samenwerking met het team van CactusSoft verliep van meet af aan vlekkeloos, benadrukt Van Mellaert. “We hadden wekelijkse meetings. CactusSoft had een team samengesteld met een front end developer, back end developer, designer, … De projectmanager was ons eerste aanspreekpunt. Dat werkte perfect.”

“We hebben een Slack-kanaal aangemaakt voor de dagelijkse communicatie, we vergaderden via Google Meet. We spreken allemaal Engels, de ene al iets beter dan de andere, maar er is altijd wel iemand die kan vertalen als er even iemand iets niet begrijpt. Ik kan me niet voorstellen dat we in dit digitale tijdperk anders of beter zouden samenwerken met een team dat in Antwerpen of in Gent zit.”

Na bijna twee jaar zijn de mensen van CactusSoft voor mij echte collega’s geworden. Ook al heb ik ze nooit in real life ontmoet

“Een jaar na de eerste versie van ons platform hebben we een tweede versie gelanceerd. De samenwerking is gewoon doorgegaan. Elke maand lossen we een nieuwe release met nieuwe features. De lijnen zijn nog iets korter geworden. De projectmanager is er tussenuit gegaan, we werken nog meer rechtstreeks samen met de developers.”

“Na bijna twee jaar zijn de mensen van CactusSoft voor mij echte collega’s geworden. Ook al heb ik ze nooit in real life ontmoet. Daar waren plannen voor, maar de situatie in Oost-Europa maakte dat plots allemaal een pak complexer. Het is er dus nog niet van gekomen. Maar dat staat een goede verstandhouding niet in de weg. Een fles champagne kraken om een lancering te vieren, is natuurlijk leuker zonder scherm ertussenin. Maar met wat goede wil lukt het ook vanop afstand.”