Door de uitbraak van het coronavirus en de bijhorende maatregelen zagen bedrijven zich van de ene dag op de andere genoodzaakt om - vaak met meerdere teams - remote te werken, en dat terwijl ze totaal onvoorbereid waren op deze nieuwe realiteit. Telewerken is op dit moment de enige optie om de continuïteit van je business veilig te stellen. Na de eerste, snelle ingrepen van de begindagen, is het naar de toekomst toe noodzakelijk om je bedrijf nu op een gestructureerde manier te organiseren, zowel vanuit IT- als operationeel oogpunt. Maar hoe je dat doet? Je komt het te weten in onderstaand artikel.

Eerste prioriteit: het ICT-systeem

De eerste grote uitdaging waar je mee te maken krijgt, is IT. Zelfs als jij, net als de meeste bedrijven, basistools zoals een VPN of Citrix-server hebt geïmplementeerd om toegang te geven tot een 'remote office' is deze infrastructuur waarschijnlijk ontworpen voor een beperkt gebruik en een beperkt deel van het personeel.

Vaak is de IT-toegang beperkt tot de pc’s van het bedrijf en is deze slechts voor weinig mensen in de organisatie beschikbaar. Ook de interne procedures met betrekking tot toegang en veiligheid zijn over het algemeen ingewikkeld en niet goed beheerst. Jouw IT-afdeling zou er al mee moeten bezig zijn en snel voor toegang, communicatie en samenwerking op afstand moeten zorgen door:

1) meteen IT-toegang voor het hele personeel voor te bereiden;

2) het opzetten – en snel testen van de toegang voor iedereen – van online tools voor werken op afstand (Skype Entreprise, Zoom, Slack), maar ook eenvoudigere tools zoals conferentiegesprekken;

3) het tijdelijk vergemakkelijken van de veiligheids- en controleprocedures om het gebruik van personal computers mogelijk te maken;

4) het gebruik van extra collaboratieve online tools te overwegen (zoals Microsoft Team, Coda, Google Sheet,....) en soortgelijke tools die teams in staat stellen om informatie op afstand te delen, terwijl ze ervoor zorgen dat ze niet worden geblokkeerd door de firewalls van de organisatie;

5) het communiceren van noodprocedures aan elke werknemer, ook per e-mail naar zijn of haar persoonlijke adres, met al deze informatie.

Tweede prioriteit: operationele efficiëntie

De tweede uitdaging waar je mee te maken krijgt, zijn je operationele activiteiten. Hoe kan je organisatie zich aanpassen aan de radicale veranderingen die het werken op afstand met zich meebrengt als ze nauwelijks voorbereid, noch getraind is?

Teams zijn gewoon om voortdurend met hun collega’s te communiceren, op een informele manier, of in fysieke ontmoetingen. Van de ene dag op de andere moeten ze thuis werken, meestal aan de keukentafel, met hun smartphone en een eenvoudige IT-verbinding als belangrijkste werkinstrumenten. Hoe kan de operationele efficiëntie onder deze omstandigheden worden gehandhaafd? Hoe kunnen we ervoor zorgen dat werknemers adequate en gecoördineerde initiatieven blijven nemen, ondanks de fysieke afstand en de onrust als gevolg van de crisis?

De ervaring leert dat in dergelijke situaties gecentraliseerde en bureaucratische procedures het meest kwetsbaar zijn. Zo blijkt bijvoorbeeld dat de allerbeste militaire elitetroepen er op getraind zijn om in een crisissituatie het gebruikelijk hiërarchisch functioneren los te laten en in de plaats daarvan een wijze van werken te adopteren die hen veel ruimte geeft om zelf initiatief te nemen. Het vergt vanuit de hiërarchie een zeer groot vertrouwen in hun mensen.

Om ondanks de crisis en noodsituatie de operationele efficiëntie te verzekeren, is het essentieel dat je de verlammende controleprocedures niet verder verscherpt. En dat je integendeel de autonomie en het nemen van initiatief door de werknemers vergemakkelijkt binnen een eenvoudig maar strikt kader, dat zij zelf mee helpen definiëren.

De tweede to-dolijst ziet er als volgt uit:

1) Bepaal snel en praktisch een organisatorisch crisisplan naast de acties die al door jouw IT- en HR-afdelingen zijn ondernomen, om je operationele efficiëntie te waarborgen.

2) Identificeer de belangrijkste teams binnen je organisatie die nodig zijn om de operationele activiteiten in stand te houden;

3) Help elk team om zijn eigen deel van het crisisplan van je organisatie voor te bereiden, door een snel assessment van hun specifieke situatie en hun maturiteit met betrekking tot werken op afstand. Dat zorgt ervoor dat elk team in staat is om, op basis van zijn profiel en behoeften, vergaderingen op afstand gemakkelijker te maken en snel beslissingen te nemen die door alle teamleden worden ondersteund.

4) Zorg voor persoonlijke coaching op afstand voor alle managers die moeite hebben met de uitvoering van het crisisplan.

Proactiviteit, snelheid en ervaring zijn bepalend voor een succesvolle conversie naar werken op afstand. Daarom is het aangeraden om je te laten bijstaan door experts die daar ervaring mee hebben en je op verschillende vlakken kunnen helpen, zoals:

  • Duiding verschaffen aan topmanagement rond hoe operationeel om te gaan met afstandswerken (inclusief sociale partners, wettelijk kader)
  • Helpen opstellen van het 'standaard' operationeel crisisplan
  • Teams begeleiden bij de eerste invulling en het verdere beheer van hun specifiek operationeel crisisplan
  • Team leads en leden coachen in hun rol
  • Teams begeleiden bij (in-)gebruik(name) van collaboratieve technologieën

5) Maak en deel een lijst met alle contactgegevens van de teamleden, zowel professionele als persoonlijke gegevens (e-mailadres, telefoonnummers, enzovoort) zodat je hen op elk moment kan bereiken;

6) Geef een duidelijke definitie van het doel van elk team en de belangrijkste verantwoordelijkheden tijdens de crisis;

7) Geef een duidelijke definitie van de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid in de context van een crisis;

8) Bepaal wat de modus operandi zal zijn rond communicatie. Bijvoorbeeld: elke morgen een korte conference call van maximum 30 minuten die als volgt zou kunnen verlopen:

  1. Check-in (3’): korte vaststelling van hoe elkeen zich voelt.
  2. Check-list (10’): snelle update met betrekking tot de bedrijfsresultaten, de lopende projecten en/of belangrijke operationele processen.
  3. Prioriteiten (5’): elkeen somt op wat haar/zijn prio’s zijn voor die dag.
  4. Spanningen (10’): Snelle uitwisseling over geïdentificeerde spanningen of problemen en het oplossen hiervan door middel van een inclusief, snel en gestructureerd besluitvormingsproces. Als de discussie te lang duurt of niet iedereen erbij betrokken is, komen de betrokkenen de modaliteiten (wat, wie, wanneer en hoe) overeen over hoe deze kwesties moeten worden opgelost.
  5. Check-out (2’): rondvraag hoe elkeen zich voelt na de meeting.
  • Overleg in de loop van de dag met behulp van de communicatiemiddelen die door het team zijn gekozen (Microsoft Team, Slack of WhatsApp; mailinglijst van teamleden; Coda of een ander collaboratieve tool om lopende werkzaamheden op afstand te monitoren).
  • Plan één keer per week een governance conf of videogesprek in, met een vergelijkbaar formaat, maar met andere prioriteiten (max. 60 minuten):
  1. Check-in
  2. Balans: overzicht van wat er de afgelopen week is gebeurd;
  3. Strategische prioriteiten: herziening en aanpassing van de strategische prioriteiten van het team voor de komende week;
  4. Rollen en verantwoordelijkheden: herziening en aanpassing van de taken en verantwoordelijkheden van elk teamlid (indien nodig);
  5. Communicatie: herziening en aanpassing van de communicatiekanalen en -instrumenten die door het team worden gebruikt (indien nodig);
  6. Check-out.

Risico beheersbaar maken

Elke activiteit creëert een risico, maar creatieve ondernemingen kunnen die een bedreiging ombuigen tot een opportuniteit en zo hun concurrentiepositie versterken of zelfs nieuwe markten bereiken.

Het draait bij risicobeheer of riskmanagement niet zozeer om het elimineren van risico’s, maar om het onderkennen ervan en het zoeken naar gepaste methodes om dit beheersbaar te maken. Die risicoregelreflex moet ingebakken zijn in de cultuur van elke onderneming.