Dit techbedrijf vond een oplossing voor de krappe Belgische arbeidsmarkt: “Niemand staat er nog bij stil dat een deel van onze developers aan de andere kant van Europa zit”

Thomas Meersseman, co-founder en product lead van The Grain

Elke onderneming kan er vandaag over meespreken: de vijver aan techtalent hier in België is klein en overbevist. Toen het Antwerpse data science bedrijf The Grain developers zocht voor een eigen app voor productieplanners ging het dan ook op zoek naar alternatieven. Zo kwam het uit bij CactusSoft, een 100 procent Belgisch bedrijf dat technologisch talent in Spanje en Georgië inschakelt. “Het team van CactusSoft is na de lancering van de app bij ons aan boord gebleven”, zegt Thomas Meersseman, co-founder en product lead van The Grain, in een dubbelgesprek met managing partner Mario Vanlommel van CactusSoft. “De developers zijn echt een verlengstuk van The Grain geworden. Ze zitten aan de andere kant van Europa, maar daar staat eigenlijk niemand nog bij stil.”

The Grain maakt analytische toepassingen voor industriële bedrijven, legt Thomas Meersseman uit. “We zetten Artificiële Intelligentie in om hun processen te optimaliseren. Dit zijn allemaal maatwerkapplicaties, afgestemd op de specifieke noden van elke onderneming. Naast die projecten op maat hebben we ook een eigen applicatie gebouwd om productieplanners te ondersteunen: Checkmate.”

“We zagen vanop de eerste rij hoe bedrijven ontzettend veel tijd spenderen aan het inplannen van hun productie. Planners moeten op korte tijd complexe planningen maken, die ze onderweg ook vaak nog eens helemaal overhoop moeten gooien. Grondstoffen arriveren te laat, er zit vertraging op de toeleveringsketen, een machine valt in panne, er loopt een last minute order binnen: allemaal factoren die ervoor zorgen dat het werk van een productieplanner nooit echt af is. Onze applicatie zorgt ervoor dat de planning automatisch aangepast wordt als er onvoorziene omstandigheden opduiken. Planners zijn geen twee dagen meer bezig om een planning op te maken, maar twee uur. De app maakt ondernemingen wendbaarder.”

Scepsis snel verdwenen

Om Checkmate te helpen ontwikkelen, bundelde The Grain de krachten met CactusSoft. “Vorig jaar bouwden we zelf een MVP (minimum viable product)”, vertelt Meersseman. “We hebben gefocust op waar we sterk in zijn: de analytische componenten en een robuuste back-end. Maar een succesvolle webapplicatie heeft natuurlijk ook een sterke front-end nodig. Daar hadden we intern onvoldoende expertise voor in huis. We zijn eerst gaan kijken om een developer aan te werven, maar dat is op de krappe arbeidsmarkt van vandaag niet evident. Om geen snelheid te verliezen, zijn we de markt opgegaan om een externe oplossing te zoeken. Zo kwam CactusSoft in beeld.”

“Ik moet eerlijk toegeven dat ik in het begin toch wat sceptisch was over nearshoring en eerder mikte op een puur lokale partij. Wij hier, de developers in Georgië of in Spanje: zou die afstand niet voor communicatieproblemen zorgen? Maar CactusSoft bleek the best of both worlds. Uiteindelijk is het geen Spaans of geen Georgisch bedrijf, maar een 100 procent Belgisch bedrijf. Dat heeft ons over de streep getrokken. De persoonlijke aanpak was heel belangrijk. Ik wist: als er ergens een kink in de kabel komt, kan ik Mario bellen en lost hij het op. Dat wekt vertrouwen.”

Mario Vanlommel fungeert als managing partner van CactusSoft een beetje als verbindingsofficier. “Ik bouw de bruggen tussen onze klanten en onze developers in Spanje of Georgië. We detecteren wat de noden en de verwachtingen van bedrijven zijn, en we stellen dan een team samen met de juiste expertise en de nodige senioriteit om de gepaste technologische ondersteuning te bieden. Maar ook wanneer de samenwerking echt van start gaat, ben ik een beetje de lijm tussen CactusSoft en de bedrijven waar we voor werken. Ik hou tijdens de samenwerking de vinger aan de pols, ik waak erover dat de doelstellingen op koers blijven.”

België, Georgië of Spanje? Maakt niet uit

Checkmate is ondertussen gelanceerd. De eerste reacties van klanten zijn volgens Meersseman bijzonder positief. “Het is een work in progress. Om tegemoet te komen aan de feedback van de gebruikers zijn er natuurlijk voortdurend upgrades en nieuwe features nodig. Daarom is het team van CactusSoft na de lancering gewoon aan boord gebleven. De developers zijn echt een verlengstuk van The Grain geworden. Ze staan niet bij ons op de payroll en ze zitten niet bij ons op kantoor, maar daar staat eigenlijk niemand nog bij stil.”

“Ik ben er zeker van dat de coronacrisis de drempel voor nearshoring nog verder verlaagd heeft. De voorbije twee jaar was telewerk vaak de norm, onze eigen mensen werkten ook grotendeels thuis. Er was dus in de praktijk amper een verschil in de manier van werken. Iedereen werkte vanop afstand, alle communicatie verliep digitaal. Dan maakt het niet meer uit of je in België, in Georgië of in Spanje achter de computer zit.”

“De communicatie was mijn grootste zorg op voorhand. Maar die is eigenlijk vlekkeloos verlopen. Alle communicatie verloopt volledig in het Engels, maar dat is in 2022 geen probleem meer. Zelfs als we op kantoor Nederlands met elkaar praten, regent het sowieso Engelse vaktermen. We hadden de front-end van onze applicatie ook kunnen outsourcen naar India, maar dan is de communicatiekloof veel groter en zit je ook nog eens met een uurverschil. Met CactusSoft voelde het team echt nabij, zeker dankzij de Belgische connectie.”

Geen klassieke opdrachtgever-uitvoerder relatie

Die communicatie is iets waar CactusSoft fors in investeert, benadrukt Mario Vanlommel. “We screenen kandidaten niet enkel op hun technologische vaardigheden maar ook op hun soft skills, hun motivatie en hun kennis van het Engels. We weten dat een combinatie van al deze elementen cruciaal is om een goede relatie op te bouwen met de klant. Bedrijven besteden niet zomaar projecten aan ons uit, onze mensen werken heel nauw samen met de teams in België. We worden, zoals bij The Grain, echt een deel van de onderneming. Dan is communicatie even cruciaal als technologische expertise. Dat is een continu leerproces. We stellen een online platform ter beschikking waar onze mensen opleidingen en bijscholingen kunnen volgen. Het is tweerichtingsverkeer. Communicatie is niet alleen cruciaal om de noden en de verwachtingen van klanten te begrijpen, maar ook om snel en efficiënt hun feedback te verwerken op de oplossingen die we ontwikkelen.”

“Ik was aangenaam verrast door de mate waarin de developers meedachten over onze technologische uitdagingen”, vult Meersseman aan. “Ze reikten proactief mogelijke oplossingen aan voor problemen die opdoken, ze hadden zelf ideeën om bepaalde dingen anders aan te pakken. De betrokkenheid is groot en gaat een heel stuk verder dan de klassieke relatie opdrachtgever-uitvoerder.”

“Dat de mensen van CactusSoft nog altijd bij ons aan de slag zijn, ook na de lancering van Checkmate, toont dat er muziek zit in dit model. De mogelijkheden om structureel samen te werken op langere termijn was een belangrijk element om voor CactusSoft te kiezen, net als de capaciteit om op te schalen waar en wanneer het nodig is. Met de expertise die we via CactusSoft binnenbrengen, creëren we een grote meerwaarde in onze eigen teams.”