Hoe bescherm je jouw IT-afdeling van chronische buikpijn?

De ijzerwinkel is dicht, de snoepwinkel open. De cloud presenteert zich vandaag als een gigantische barbe à papa in de meest uiteenlopende smaken en kleuren. Voor sommige ondernemingen is dat een feest, voor heel wat andere een reden tot aanhoudende buikpijn. “Meer en meer bedrijven kiezen ervoor om hun IT-taken deels of volledig te gaan outsourcen”, ziet Gary Vanbutsele van cloud integrator Direct. “Zo krijgen ze elders in hun organisatie weer ruimte om te groeien.”

In de snel vervagende herinnering van een tijd waarin de ‘desktop pc’ nog de keizer was van de IT, hielden ondernemingen graag alles onder eigen dak. Toen was dat nog behapbaar, kijkt de co-founder van Direct terug. “De opdrachten die wij kregen bij onze opstart, intussen een zestal jaar geleden, gingen nog voornamelijk over het opfrissen van verouderde ICT-omgevingen. Een geruisloze processor en een compatibel scherm: veel verder gingen de eisen van klanten niet.” Dat is inmiddels wel anders, geeft Vanbutsele aan. “De ijzerhandel is opgedoekt, tegenwoordig vertrekken onze oplossingen vanuit de cloud. Bedrijven hebben die cloud collectief omarmd. IT is niet langer een noodzakelijk kwaad, managers verwachten juist dat technologie hun business algemeen gaat ondersteunen.”

Besteed je IT-stress uit

Die nieuwe mindset baart veel IT-afdelingen kopzorgen. Terwijl digitale ontwikkelingen op topsnelheid komen, blijkt binnenshuis nog amper iemand te vinden die echt weet hoe het karretje te besturen. Want er is dat vervelende paradigma: te weinig kennis brengt stress in huis, te veel kennis zoekt zich een weg naar buiten. “IT’ers weten heel goed wat ze waard zijn”, haalt Vanbutsele aan. “Bedrijven staan te popelen om hen binnen te halen. Heel wat van onze klanten zagen hun felbevochten IT-personeel met lede ogen vertrekken. Niet omdat ze geen fijne werkgever waren, wel omdat IT’ers tegenwoordig de beste kansen shoppen. Zij willen spanning en afwisseling in hun job. Daar gaan ze desnoods zelf naar op zoek.”

Voor de tijd en het geld dat ze in opgeleid IT-personeel steken, krijgen bedrijven te weinig return on investment, stelt Vanbutsele vast. “Veel werkgevers zien er de meerwaarde niet meer van in om zelf nog een volledig IT-departement uit te bouwen. Ze leggen voor zichzelf de puzzel en beslissen welke stukjes ze nog in eigen hand willen houden en welke ze door anderen laten leggen. Slimme outsourcing zorgt ervoor dat ondernemingen de stress binnen hun eigen diensten onder controle houden. Tegelijk krijgen ze weer ruimte om te groeien, waar nodig en wanneer nodig.”

Focus op de top van de piramide

Bedrijven die aan outsourcing denken maar niet goed weten hoe eraan te beginnen, moeten zich allereerst de vraag stellen: wat maakt ons uniek op de markt, waarmee kunnen we ons differentiëren? “Wij visualiseren dat wel eens met een piramide”, illustreert Vanbutsele. “Aan de top zitten dataspecialisatie, softwareontwikkeling en business intelligence. Die bovenste blokjes bezorgen ondernemingen de informatie die ze nodig hebben om processen vorm te geven. Op basis daarvan kunnen ze snel en gericht actie nemen op de markt. Het fundament van de piramide bestaat uit een doolhof van 1’tjes en 0’en: alle codes, formules en applicaties die het netwerk samenstellen.”

Het zijn vooral de bovenste businesslevels waarmee bedrijven intern het verschil kunnen maken, stelt de IT-specialist. “Die levels zijn het meest verweven met een organisatie. De uitbouw van een netwerkstructuur door een eigen IT team is daarentegen minder voor de hand liggend. En juist dat onderdeel legt behoorlijk veel druk op een IT-afdeling. Overweeg je om taken uit te besteden, dan is dit dus misschien wel het meest logische niveau om toe te vertrouwen aan externe experten. Zo hoef je je over de basis geen zorgen meer te maken, die is sterk. Jezelf onderscheiden, doe je door te focussen op de top.”

Kijk verder dan de it-factor van IT

Jammer voor ‘netwerkarchitectuur’ en ‘datastorage’, maar het sexy departement van IT klinkt als internet of things, machine learning, digital marketing of AI. “Klopt”, geeft Vanbutsele lachend toe. “Daar hebben wij ons imago tegen. Maar goed, het is wel precies dat onderliggend aspect dat ervoor zorgt dat je als bedrijf een sterke image kan neerzetten, dat je kan gaan branden en innoveren. Want wat ben je met een blitse website of een cool marketingluik als je personeel of gebruikers niet op internet kunnen of als de apps op hun smartphone niet werken?”

“We zijn het allemaal heel mooi van thuis gewoon”, vervolgt Vanbutsele. “IT moet lekker ogen en naar ons luisteren met een druk op de knop.” Is dat niet het geval, dan zijn gebruikers doorgaans vrij ongezouten in hun mening. “Een klant van ons zit in de zorgsector en verhuurt appartementen. Hij liet wifi installeren in zijn kamers, maar die werkte niet naar behoren. Daarop haakten huurders af. Zij vonden het niet acceptabel dat zoiets banaals als draadloos internet niet werkte.” Zelfs al is je campagne dus een plaatje en heb je een prachtig digitaal uithangbord, dan nog valt of staat je dienstverlening met een degelijke basis, concludeert Vanbutsele. Is die niet in orde, dan ben je jouw enthousiaste klanten even snel kwijt als rijk.

Hoe machine learning cybercriminelen doorziet

De verhalen spreken tot de verbeelding: hackers breken in op de e-mailactiviteiten van CEO’s en CFO’s, stelen hun identiteit en sturen – precies in de week dat de chef op een kameel door de Sahara trekt – een mail uit naar zijn accountant om (hoogdringend) een bedrag over te maken. Cybercriminelen ontfutselen bedrijven aanzienlijke sommen geld, dat ergens wordt opgeslokt in de cloud. “De ontwikkelingen op vlak van cybercriminaliteit zijn een absolute uitdaging voor IT-teams en dienstverleners”, erkent Vanbutsele. “Om de zoveel maanden trekken deze criminelen een nieuwe trukendoos open. Je kan daar amper proactief op inspelen. Wat bedrijven wel kunnen doen, is medewerkers en gebruikers sensibiliseren. Daar start alles mee, er bestaan intussen ook trainingen voor. Alleen, hackers kunnen enorm geloofwaardig overkomen. Op de een of de andere dag klikt toch iemand van je mensen door. Dan kan je beter gewapend zijn met een bovengemiddeld intelligent systeem. En met een onmiddellijke service in geval van nood.”

Machine learning doet nu al zijn duit in het zakje, stipt de bedrijfsvoerder aan. “Tegenwoordig heb je oplossingen die gaan identificeren hoe jij bepaalde woorden gebruikt in je mail. Ze registreren bijvoorbeeld op welke manier jij mensen aanspreekt. Zeg je altijd ‘Dag X’ en wordt dat opeens ‘Goedemiddag X’, dan detecteert het systeem dat als niet eerder vertoond gedrag. “Daar zit nog zoveel toekomst in. Als IT-dienstverleners leren we in die dingen nog elke dag bij. Het is onze rol om ervoor te zorgen dat onze strategieën even snel evolueren als de creativiteit van een crimineel.”

Neem een vCIO onder de arm

In de rush naar oplossingen, komen die strategieën vaak op het achterplan. CIO’s hebben de handen vol met de bits en bytes van IT. Ze zijn druk bezig met data, business intelligence en budgetten. Daardoor ontbreekt de tijd om strategisch na te denken over de impact die IT voor hun bedrijf kan maken. Een gemiste kans, vindt Vanbutsele. “Uiteindelijk moet een investering in IT renderen. IT kan als motor dienen voor bedrijfsprocessen. Maar dat kan alleen door te handelen vanuit een visie op langere termijn. ”

Een externe vCIO of ‘virtuele CIO’ kan C-levels ondersteunen om die langetermijnvisie uit te bouwen, brengt de IT-expert aan. “Aan de managementtafel stelt de vCIO een aantal pertinente vragen: wat is er in een bedrijf de afgelopen maanden gebeurd op vlak van IT? Hoe denkt het management het komende kwartaal vooruit? Wat zijn de nieuwigheden op de markt? Wat kan interessant zijn om een onderneming te doen groeien?” Op die manier vult de vCIO de ontbrekende links in en wordt IT eens te meer een instrument om het verschil te maken op de markt.

Een vCIO kan zich buigen over de netwerkinfrastructuur, maar ook voor softwareondersteuning kan een bedrijf een vCIO inschakelen. “Beide kunnen perfect in tandem werken. Het zou gek zijn om daar concurrentie in te zien. Ik vind het juist een mooi voorbeeld van moderne en brede dienstverlening.” En het werkt ook echt op het terrein, stelt de Direct co-founder vast. “Laatst hadden we hier een CIO met vierhonderd man onder zich. Hij vertelde ons hoe geweldig hij het vond dat een vCIO hem nu assisteerde met het netwerk. Hij vond het absoluut belangrijk dat dit logisch in elkaar zat, maar zelf was hij er nooit mee bezig geweest, hij had er ook helemaal geen voeling mee. Oprecht blij was die man dat iemand hem daarin nu adviseerde.”

Doe het slim, simpel en snel

Twijfel je of jouw bedrijf wel baat heeft bij een van bovenstaande suggesties? Dan raadt Vanbutsele aan om de volgende drie vragen te beantwoorden:

1. Is jouw IT-systeem slim genoeg om te doen wat jij ervan verwacht?
2. Kunnen je gebruikers – je medewerkers en klanten – er simpel mee om?
3. Werkt je technologie snel en kan je rekenen op een vlotte service als er iets fout loopt?

Zeg je ‘ja’ op alle vragen, dan ben je prima bezig: doe vooral voort. In het andere geval is de kans groot dat je IT-afdeling vroeg of laat onder de druk zal komen te staan. Afhankelijk van de criteria waarop het voor jouw bedrijf misloopt, kan je op zoek naar een oplossing op maat. “Die hoeft echt niet duur en fancy te zijn”, stelt Vanbutsele gerust. “Je kan je IT-team ook op een heel kostenefficiënte manier ontlasten. Het belangrijkste is: technologie moet het werk van mensen vergemakkelijken. Hun IT-ervaring moet altijd zo ongecompliceerd en pijnloos mogelijk zijn. Hoe ingewikkeld het kluwen ook is, gebruikers mogen dat gevoel nooit hebben.”

Wil jij af van die chronische IT pijn? Neem dan een kijkje op de website van Direct en ontdek hoe goed jouw bedrijf bezig is op vlak van IT dankzij de security scan.