Bij De Afsprakenmaker werken negen op de tien medewerkers thuis. Niet één of twee dagen per week, maar altijd. De hele cultuur en de hele organisatie van de kmo zijn rond dat thuiswerk gebouwd. Nu is de Afsprakenmaker nog een pionier, maar oprichter Bert Lambrecht gelooft rotsvast in zijn model van volledig digitaal werken. “Binnen dertig jaar bestaan het klassieke kantoor en de klassieke werkdag van 9 to 5 niet meer.”

De Afsprakenmaker heeft een kantoor, waar een paar medewerkers het operationele- en het commerciële luik van de onderneming voor hun rekening nemen. Oprichter en CEO Bert Lambrecht kan er ook klanten ontvangen. Maar het gros van de 17 medewerkers – de ‘afsprakenmakers’ - werkt thuis en doet de cold calls daar. Niet occasioneel, op vaste dagen in de week of wanneer de files te lang zijn. Nee, élke dag.

“Toen ik met het idee voor De Afsprakenmaker rondliep, had ik geen kantoor en had ik ook geen geld voor een kantoor”, zegt Bert Lambrecht. “Ik was in die tijd ook helemaal in de ban van ‘The 4-Hour Workweek’, het succesboek van Timothy Ferriss. Ik wilde voor mezelf een systeem creëren waarin ik eender wanneer en eender waar – letterlijk op elke plek ter wereld – kon werken.”

Bert Lambrecht, CEO van De Afsprakenmaker

"Niemand begint hier op kantoor, iedereen begint thuis om zich die cultuur helemaal eigen te maken."

“Locatie doet er niet meer toe. We werken volledig digitaal, via een online platform. We coachen onze medewerkers virtueel, elke maandagmeeting houden we een virtuele teammeeting via Zoom. Onze hele cultuur en onze hele organisatie zijn gebouwd rond thuiswerk. Die paar mensen die op kantoor werken, zijn ook allemaal begonnen als afsprakenmaker. Ze hebben allemaal eerst een tijd thuis gewerkt. Niemand begint hier op kantoor, iedereen begint thuis om zich die cultuur helemaal eigen te maken.”

Voorbij de bullshitfilter

Altijd thuis werken, op je eentje, geen collega’s om je heen: schrikt dat mensen niet af? Wel integendeel, zegt Bert Lambrecht. “Niet iedereen voelt zich even goed thuis in een klassieke kantooromgeving, en veel mensen worstelen om werk en privéleven te combineren. Thuiswerk is de ideale oplossing. We waken er ook over dat we - naast de virtuele ontmoetingen - het contact tussen de collega’s onderhouden. We houden ook echte vergaderingen, we vieren samen Kerstmis, Pasen en zelfs Valentijn, we zijn zelf met klanten, vrienden en collega’s naar Tomorrowland getrokken.”

“Cold calling is niet voor iedereen weggelegd. Je hebt een sterke ruggengraat nodig. Mensen die stevig in hun schoenen staan, zullen ook beter om kunnen met de grote verantwoordelijkheid die ze krijgen door volledig vanop afstand te werken. Voor alle duidelijkheid: wij zijn géén televerkopers. Wij maken verkoopafspraken en zorgen voor leadkwalificatie, maar het is aan onze klanten om de deal te sluiten. Wij richten ons rechtstreeks tot de CEO’s en andere beslissingsmakers. En we werken alleen voor bedrijven wiens producten ik ook aan mijn ouders zou verkopen.”

“Die beslissingsmakers hebben een sterke bullshitfilter, die hebben geen tijd voor het klassieke verkooppraatje dat medewerkers van een callcenter aflezen van hun computer. Je moet als afsprakenmaker recht naar de kern van de zaak gaan. Dat vraagt specifieke skills. Je moet leads vinden voor vaak technologische bedrijven, dus je moet veel informatie snel kunnen verwerken en je moet er de essentie uit kunnen halen. Cold calling is ook intuïtief: je moet tussen de regels door lezen of de persoon aan de andere kant van de lijn interesse toont, of je geen schijn van kans maakt.”

Virtuele coach

“Moderne technologie laat ons perfect toe om mensen thuis te laten werken. Ze loggen ’s ochtends in en ’s avonds weer uit op hun digitale prikklok. Hun computerscherm wordt langs twee kanten gemonitord. Front end kijken wij mee en kijkt de klant mee. Back end volgt onze coach elke dag twee verschillende medewerkers op. Als ’s middags blijkt dat ze hun targets niet halen, dan springt onze virtuele coach bij. Dan gaan we samen kijken of hun werkwijze wel efficiënt is en of hun filter wel goed afgesteld staat.”

Met medewerkers die bijna allemaal thuis werken, is vertrouwen cruciaal. “Dat vertrouwen is gebaseerd op een ijzersterke organisatie”, benadrukt Bert Lambrecht. “We hebben duidelijke regels, maar we hebben geen waslijst aan regels. Dat is alleen maar mogelijk omdat iederéén bij De Afsprakenmaker perfect weet waar hij aan toe is. Ieders rol en ieders targets liggen vast.

"Van grotere bedrijven hoor ik vaak: ‘Ja, maar, jij hebt als kmo gemakkelijk praten, wij krijgen dat niet georganiseerd.'."

“Het bewaken van de grenzen is een moeilijke zoektocht, met veel vallen en opstaan. Er zijn weinig grenzen, maar we verstrengen die wel wanneer we zien dat mensen er te los mee omgaan. Ik heb mensen moeten ontslaan omdat ze misbruik maakten van hun vrijheid, ik heb andere mensen opslag gegeven omdat ze net uitstekende resultaten behaalden dankzij die vrijheid.”

Subsidies voor thuiswerk

Bert Lambrecht verbaast er zich over dat ondanks alle fileleed thuiswerk niet nog meer ingeburgerd is. “Misschien moet de overheid werkgevers een subsidie geven als ze aanzienlijk percentage van hun werknemers thuis laat werken? Ze leveren toch een bijzonder belangrijke bijdrage aan het terugdringen van de files?”

“Van grotere bedrijven hoor ik vaak: ‘Ja, maar, jij hebt als kmo gemakkelijk praten, wij krijgen dat niet georganiseerd. Maar ik heb ook vier jaar van mijn leven opgeofferd aan het zoeken naar een systeem om dat thuiswerk te organiseren. En toen de organisatie en de technologie eindelijk helemaal op punt stonden, dook er een menselijk probleem op: het systeem werkte in theorie perfect, maar mijn mensen vonden dat ze te weinig manoeuvreerruimte hadden. Dus heb ik de formule bijgestuurd, en de manoeuvreerruimte groter gemaakt door de grenzen en de verwachtingen nog duidelijker te omlijnen. En toen ik van 10 naar 17 mensen ging, heb ik de organisatie wéér bijgestuurd. Dat is nu eenmaal wat je doet als bedrijf.”

Verlamd door bureaucratie

“Grote bedrijven zijn soms nog te veel verlamd door traditionele bureaucratie. Er zijn 25.000 regeltjes, en als je er vier overtreedt, komt iemand je op de vingers tikken. Neem nu sommige callcenters. Een algoritme bepaalt wie de medewerkers moeten opbellen, ze krijgen geen ruimte om van het script af te wijken, ze hebben geen contact met de klant waarvoor ze mensen opbellen. Ik geloof niet dat je met zo’n strak keurslijf de beste resultaten haalt.”

“Je moet je resultaten in de handen van je medewerkers durven leggen. Je moet de controle durven loslaten, je moet je mensen leren vertrouwen. Maar dat kan alleen in een systeem met duidelijke grenzen - niet per definitie véél grenzen, maar wel strikt afgebakende grenzen - en heldere verwachtingen. Ik ben er echt van overtuigd dat in zo’n systeem thuiswerk het klassieke kantoor en de klassieke 9 to 5-werkdag meer en meer zal verdringen.”

Wil jij ook een Afsprakenmaker worden? Goed nieuws, want ze zoeken nog tal van nieuwe medewerkers! Meer informatie vind je op de website.