De wereld is in recordtempo aan het veranderen, de vraag is niet alleen hoe bedrijven kunnen bijblijven, maar ook hoe ze tijd kunnen vinden om te focussen op de essentie. Digitale maturiteit verhogen is één antwoord, net als efficiënter (samen)werken binnen de organisatie. Laat dat nu net de twee zaken zijn waar IT-bureau Cogetix met de klant naar streeft.
“Technologie, IT, software … Al die zaken waar wij ons in specialiseren, zijn middelen en geen doel op zich”, begint Pieter Brat, medebedrijfsleider en marketing- en innovatie-expert bij Cogetix. “Het draait in de eerste plaats om de mensen die met die middelen werken. Cogetix onderscheidt zich net door die mensgerichte aanpak en wil IT-toepassingen omzetten in concrete meerwaarde voor medewerkers in de organisatie en de klanten van die organisatie.”
Om dat te bereiken, werkt Cogetix in verschillende stappen: er wordt met de klant een strategie bepaald, en van daaruit wordt gekeken hoe de IT-infrastructuur beheerd en onderhouden kan worden, hoe processen gefaciliteerd en hoe (eventueel) de nodige tools ontwikkeld en/of geïmplementeerd kunnen worden – van Teamleader over Monday tot Google Workspace.
Op zoek naar de sweet spot
“Meestal komt de vraag vanuit de technologie”, verduidelijkt Pieter. “Klanten hebben bijvoorbeeld een projectmanagementtool nodig, of willen hun wifi- of netwerkinfrastructuur onder handen nemen, of willen overstappen van Office naar Workspace. Meestal hebben ze al een idee gevormd rond de gewenste technologie, maar zich nog niet dé vraag gesteld: wat hebben we écht nodig?”
“Op die manier kunnen ze natuurlijk ook niet weten of de technologie die ze voor ogen hebben ook effectief zal werken. Daar kunnen wij een rol in spelen, door klanten erop te wijzen dat technologie weliswaar cruciaal is om de processen te faciliteren en ondersteunen, maar dat vooral de menselijke factor niet onderschat mag worden.”
“Eigenlijk gaan wij op zoek naar wat we zelf de sweet spot noemen: oplossingen die de wisselwerking tussen mensen, processen en technologie impacteren en optimaliseren en zo aan alle facetten van de organisatie raken. Daarom krijgen wij graag van de bedrijven de kans om mee dat onderzoek te voeren naar wat ze nodig hebben. Maar ook als we die research niet doen, zullen we nooit klakkeloos uitvoeren wat de klant ons vraagt. Wij willen namelijk ons werk grondig doen en goede technologie moet aan een aantal voorwaarden voldoen als je er structureel op wil gaan bouwen. Voorwaarden die de klant niet altijd kent.”
Bedrijven zien floreren
Digitale maturiteit verhogen en efficiëntie maximaliseren dienen voor Cogetix echter nog een hoger doel: werkplezier maximaliseren. “Dat komt zelfs terug in onze nieuwe baseline”, lacht Pieter. “Minder gedoe, meer werkplezier. Dat is echt een belofte die we naar onze klanten toe willen maken, omdat we vaak merken dat klanten het grootste deel van de dag bezig zijn met taken en processen die ze ervaren als gedoe, zodat ze niet toekomen aan hetgeen waar ze het meest plezier uithalen en waar ze hun talent en passie voor ontwikkeld hebben.”
Minder gedoe, meer werkplezier. Dat is echt een belofte naar onze klanten toe
“Wij willen via technologie en digitale tools dat gedoe minimaliseren, zodat mensen weer echt werkplezier kunnen beleven, en meer tijd en ruimte krijgen om te doen wat ze graag doen. Daarbij willen we echt niet altijd het warm water heruitvinden. Zo zijn we momenteel bezig met een digitaal transformatieproces bij een groot advocatenkantoor, en kijken wij naar gelijkaardige processen in andere sectoren, om bijvoorbeeld te zien welke open, goed gedocumenteerde tools wij kunnen meenemen naar deze specifieke sector.”
Die technologie en digitale tools gaan echter doorgaans gepaard met change, wat in een werkomgeving niet altijd verwelkomd wordt. “Wat je bijgevolg moet doen, is de mensen betrekken”, zegt Pieter Brat daarover, “door in een heel vroege fase te onderzoeken wat die mensen nodig hebben, of waar ze tegenaan botsen, of wat ze willen doen. Vooral dat laatste wordt wel eens verwaarloosd: door te veel te focussen op de problemen die moeten weggewerkt worden, vergeten bedrijfsleiders te kijken naar wat hun medewerkers in de plaats daarvan wel willen.”
“Door dat in een vroege fase uit te klaren, zullen mensen ook beter begrijpen waarom verandering soms nodig is. De rol van leiders is hierbij niet te verwaarlozen: zij moeten het enthousiasme sturen en helder communiceren. Bij wijze van spreken in het weekend een migratie doen van Office naar Workspace en verwachten dat je medewerkers daar op maandag mee aan de slag gaan: zo marcheert het natuurlijk niet.”
“Mensen zien daar tegenop, en terecht. Want laten we een kat een kat noemen: we zijn allemaal gewoontedieren. Wat we niet kennen, daar krijgen we stress van. Maar wie het goed doet, door mensen te betrekken, zal resultaten zien in de vorm van meer werkplezier. En als mensen er op die manier op vooruitgaan, gaat ook de organisatie vooruit. Dat is wellicht het fijnste aan onze job: dat we die mensen de beste versie van zichzelf kunnen neerzetten en dat de bedrijven kunnen floreren. Dat klinkt misschien wat klef, dus voor alle duidelijkheid: wij zijn in de eerste plaats een IT-bureau, geen boomknuffelaars (lacht).”
The next step
Pieter Brat houdt in dat opzicht niet echt van de term ‘digitale transformatie’, die zeker sinds de coronacrisis een soort buzzword is geworden: “Dat gaat namelijk in het hoofd van bedrijfsleider kruipen, als een soort zwaar vraagstuk dat ze opgelost moeten krijgen. Terwijl digitale transformatie geen alomvattende strategie of episch doel hoeft te zijn, het gaat er om wat je ermee wil bereiken. En kan je je doel behalen zonder digitale tools: ook goed hé? Zolang je de zaken maar aanpakt, stap voor stap als het moet.”
“In plaats van over digitale transformatie spreken wij dan ook liever over ‘the next step’. Bijvoorbeeld de infrastructuur overzetten naar de cloud, omdat dit in de context van hybride werken gewoon verstandiger is. In die cloud kom je dan in een volledig ander ecosysteem terecht dat legio mogelijkheden en schaalvoordelen biedt, maar dat kan dan weer de volgende stap zijn. Zet dus non-stop kleine stapjes en zorg vooral dat het vooruit blijft gaan.”
In plaats van over digitale transformatie spreken wij dan ook liever over ‘the next step’
De continue verandering die we vandaag ervaren is een blijver, stelt Pieter Brat vast, en zal alleen maar accelereren. Bedrijven moeten die next steps dus zetten. “Maar wat die verandering met een mens doet, dat moet de focus zijn. Dat is het boeiende. En akkoord, verandering de baas blijven, is niet altijd gemakkelijk. Technologie evolueert veel sneller evolueert dan de capaciteit van mensen om met de veranderingen om te gaan die erbij komen kijken.”
“Die tweespalt wordt door ondernemers vaak als lastig ervaren. Wat dan helpt, is wat ik al eerder zei: onderzoek eerst wat je nodig hebt en wat je wil bereiken, en begin van daaruit je zoektocht naar een oplossing. Zo zal je de dingen al veel helderder zien.”
