Strategisch IT-bedrijf Cogetix vat zijn belofte perfect samen met de baseline minder gedoe, meer werkplezier: hoe kunnen technologie en digitale tools optimaal worden ingezet om taken en processen die als ‘gedoe’ worden ervaren, over te nemen? Zodat medewerkers letterlijk met de kern van de zaak bezig kunnen zijn? Als Google Certified Partner doet Cogetix dat in de eerste plaats door Google Workspace als tool aan te bieden. “Maar het is niet onze ambitie om dat gewoon in een bedrijf binnen te krijgen, wel om samen met bedrijven na te denken over efficiëntere processen en workflows.”
Kristof Boden richtte Cogetix in 2009 op en mag zich vandaag dus al twaalf jaar bestuurder noemen. “De grootste verandering doorheen dat traject? Destijds was Software as a Service echt aan het opkomen, wat zelfs de rechtstreekse aanleiding voor de oprichting van Cogetix was: bedrijven waren daar niet mee bezig. Vooral omdat ze vreesden dat ze op die manier de controle uit handen gaven. Met Cogetix wilde ik hen overtuigen van de meerwaarde van software in de cloud … Ik wilde ook wegblijven van dure installaties als de Exchange Servers van Microsoft door Gmail en Google Drive aan te bieden, die voor bedrijven zo goed als gratis waren en nauwelijks onderhoud vergden.”
Loslaten en meerwaarde zien
“De grootste verandering is dat wij vandaag geen SaaS-aanbieders meer zijn, maar strategisch met bedrijven nadenken over het faciliteren en optimaliseren van processen via onze tools. Die zijn weliswaar vrij gemakkelijk in te zetten, maar dat moet op de juiste manier gebeuren als je er waarde uit wil halen en mensen er betrokken wil bij krijgen.
Durf als bedrijf dingen loslaten door ze aan de cloud toe te vertrouwen en denk vervolgens na over de meerwaarde die je er als bedrijf uit kan halen.
Kortom, in tegenstelling tot 2009 hebben bedrijven vandaag vertrouwen in die verschillende ‘ongrijpbare’ tools van Microsoft en Google, waardoor wij nu kunnen focussen op hoe die optimaal in te zetten. Dat was ook de reden waarom we minder gedoe, meer werkplezier als nieuwe baseline kozen: durf als bedrijf dingen loslaten door ze aan de cloud toe te vertrouwen en denk vervolgens na over de meerwaarde die je er als bedrijf uit kan halen.”
Google Workspace als kickstarter voor innovatie
Maar zijn bedrijven zich wel bewust van de meerwaarde die ze effectief met die eenvoudige tools kunnen genereren, nadat die eenmaal zijn geïntegreerd? “Wij stellen in eerste instantie vaak een schrikeffect vast”, lacht medebedrijfsleider Pieter Brat. “Een bedrijf dat in een typische Microsoft Office-omgeving werkt, kijkt behoorlijk op als wij met Google Workspace afkomen, omdat ze nooit bij een alternatief hebben stilgestaan. Eenmaal ze ermee aan de slag gaan, opent het meteen hun vizier en toont het dat er nieuwe manieren van samenwerken zijn. Het leert hen ook anders kijken naar processen en workflows, als ze daar tenminste op de juiste manier in begeleid worden met onder andere opleidingen en trainingen.
Google Workspace kan een echte kickstarter voor innovatie in een bedrijf vormen
“Dat ‘schrikeffect’ vormt ons fundament om het perspectief van organisaties te verbreden en verder te bouwen. Ja, Microsoft Office biedt alle toeters en bellen die je in een professionele context nodig hebt en daarom zijn we door en door gewend om ermee te werken, zodat we niet snel geneigd zijn voor iets anders te kiezen – zeker omdat Google tien jaar geleden geen waardig alternatief kon voorleggen.
Dat is met Google Workspace wél het geval, maar mensen moeten er wel eerst effectief mee aan de slag durven gaan, en daar ligt onze rol. Pas dan zullen ze zien welke mogelijkheden het biedt, bijvoorbeeld naar nieuwe samenwerkingsvormen toe, of naar nieuwe opportuniteiten rond innovatie. In dat opzicht kan Google Workspace een echte kickstarter voor innovatie in een bedrijf vormen.”
Anders kijken naar processen en workflows
Maar Microsoft heeft toch ook niet stilgezeten en zijn ecosysteem stelselmatig uitgebreid met nieuwe tools, werpen we tegen. Kristof Boden beaamt dit, maar “bedrijven maken daar onvoldoende gebruik van, simpelweg omdat ze nog altijd toegang hebben tot hun vertrouwde tools, zoals Outlook en Word. Hun manier van werken verandert met andere woorden niet, omdat ze alles blijven behouden om op de klassieke manier verder te doen. Door Google Workspace te introduceren, verplichten we mensen radicaal anders te denken over hun dagdagelijkse job en over hoe ze creatiever met hun taken kunnen omgaan.”
Technologie is een hefboom om de mindset van mensen te veranderen en anders naar hun processen en workflows te gaan kijken
“Met onze oplossing zitten we op de zogenaamde sweet spot tussen mensen, processen en technologie”, gaat Pieter Brat verder. “Waarmee ik bedoel dat technologie maar een facet, een hefboom is om de mindset van mensen te veranderen en anders naar hun processen en workflows te gaan kijken. Want daar valt heel wat efficiëntiewinst uit te halen. Onze ambitie is dan ook niet om Google Workspace ergens binnen te krijgen, maar om bedrijven te helpen nadenken over hoe ze efficiënter kunnen werken. Workspace is alleen maar een middel om die mindset te realiseren. Voorwaarde is dan wel dat je daar zoveel mogelijk mensen bij betrekt, om geen weerstand tegen die change te creëren.”
Dat is ook de reden waarom Cogetix wat meewarig kijkt naar ‘digitale transformatie’ als buzzword en paraplubegrip. “Omdat het overkomt alsof die digitale transformatie het doel op zich is, terwijl het eigenlijk alleen maar een hefboom zou mogen zijn voor meer dagdagelijkse creativiteit en innovatie”, aldus Kristof Boden. “Zodat je als bedrijf wendbaarder wordt en meer winst maakt en tijd creëert dankzij efficiënter werken, tijd en budget dat je kan inzetten op nog meer innovatie. Als in: nieuwe producten, nieuwe business en nieuwe markten. Daarom zien wij ons in tegenstelling tot een digital agency, als een bureau dat van binnen naar buiten werkt: we vertrekken vanuit de organisatie, kijken naar wat beter kan werken en richten ons zo naar de wereld buiten de organisatie. De omgekeerde beweging eigenlijk.”
Productiviteitswinst van 38 uren per week
Kan een bedrijf dan ooit digitaal volwassen zijn, willen we weten. Als er eenmaal een cultuur is geïnstalleerd van anders naar processen en workflows te kijken, volstaat dit dan om jezelf digitaal matuur te noemen? “Digitaliseren is een marathon, die moet gedreven zijn door én een visie op IT én een focus op eigentijdse technologie”, antwoordt Pieter Brat. “Maar de analogie klopt eigenlijk nog niet helemaal, want een marathon heeft een eindmeet terwijl digitalisering constant aandacht vraagt.
Digitaliseren is een marathon, die moet gedreven zijn door én een visie op IT én een focus op eigentijdse technologie
Het is een mindset die je steeds hoger op de ladder brengt. Een never ending story, zeker omdat de wereld nooit stil staat en zelfs steeds sneller beweegt. Maar je moet je er als organisatie wel voor behoeden dat de resultaten van nieuwe tools meetbaar blijven, zodat je ziet dat je stappen vooruitzet. Zo hebben wij bij een klant, door de introductie van Google Workspace en het uitrollen van een opleidingstraject, uiteindelijk een productiviteitswinst van meer dan 40 uren per week weten te realiseren.
“Bovendien moet je als bedrijf ook blijven inzetten op de digitale competenties van je mensen, zodat ook die mee blijven”, besluit Kristof Boden. “Eigenlijk is digitale maturiteit voor mij een werkwoord. Ja, misschien is dat uiteindelijk voor mij nog de beste analogie (lacht).”
