Een boekhouder kiezen? Zeven tips voor de perfecte match!

Boekhouderstotaal.be komt tot stand met steun van partners WinBooks, Wings en Teamleader.

Koos jij je boekhouder met een oor tegen de wind en een vinger in de lucht? Pleading guilty too. Nochtans is blind trouwen zelden een goed idee, weet Ann Vanbergen, oprichter van de website Boekhouderstotaal.be. “Nog voor je iemand ontmoet hebt je jawoord geven? Geen strak plan. Kies je boekhouder niet zonder er goed over na te denken, want scheiden doet lijden.” Voor wie zijn gelofte wil hernieuwen óf voor wie de grote stap nog moet zetten: zeven slimme tips.

Laat ons de puntjes eerst op de i zetten. We nemen hierboven wel de titel ‘boekhouder’ in de (volks)mond, beter zouden we ook de ‘accountant’ vernoemen. Al doen beiden grotendeels dezelfde taken, technisch-juridisch gezien is er toch een verschil. Een boekhouder is aangesloten bij het BBF, het Belgisch Instituut voor Boekhouders en Fiscalisten. Een accountant bij het IAB, het Instituut voor Accountants en Belastingconsulenten. Als de regering in lopende zaken er nog zin in heeft, smelten die organisaties straks samen tot een derde letterwoord, het IBA, ofwel het Instituut voor Belastingadviseurs en Accountants.

Je volgt nog? Fijn. Dan hebben we de formaliteiten gehad en kunnen we verder nonchalant de twee termen door elkaar haspelen. Als schrijvers kunnen wij ons dat permitteren. We zijn tenslotte geen boekhouders of accountants. Niet dat die rigide zijn, of inspiratieloos. Integendeel, claimt Ann Vanbergen. “Grijs en saai is het beroep absoluut niet. Daar klopt het imago van boekhouders voor geen millimeter. Maar ingewikkeld is het dan weer wel. Je opteert dus beter voor iemand die er echt wat van af weet. Zo heb ik nog wel een paar nuttige suggesties. Horen?” You bet.

1. Hou het officieel

“Een eerste garantie op kwaliteit? Die krijg je als je in zee gaat met echte BIBF’ers of IAB’ers. Boekhouders of accountants van het instituut dus. Eerst en vooral moeten die, na hun economische basisstudie, nog door een volledige opleiding gaan met een reeks examens en bekwaamheidsproeven. Ze moeten ook permanent bijscholen. En drie: ze krijgen een stevige dosis deontologie mee. Van een gecertificeerd kantoor weet je dan ook zeker dat het je dossier veilig en discreet beheert.”

“Boekhouders en accountants met de juiste afstudeerhoed zijn bovendien verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Als er iets fout loopt, kom jij dus niet met natte voeten te staan. Die zekerheid heb je vaak niet bij zakenkantoren. Die mogen in principe wel dezelfde taken uitvoeren, maar ze mogen niet de titel dragen. Op hun naambordje staat dus nooit ‘boekhouder’, ‘accountant’, ‘belastingconsulent’ of ‘fiscalist’. En in dit vak betekent die titel toch echt nog wel iets.”

2. Size matters

“Mijn persoonlijke mening – en ik denk dat die gestaafd wordt door de praktijk – is dat je beter een kantoor zoekt op maat van jouw onderneming. Ook de grootte van je ambities is daarbij van tel. Stel, je wil van je hobby een bijberoep maken. Je hebt geen plannen om te groeien, je wil alleen in regel zijn met alle officiële administratie. Dan stel ik voor om een kantoor te kiezen dat niet te groot is, waar je makkelijk in en uit kan lopen en waar je op een vrij soepele en meestal ook goedkopere manier geholpen wordt.”De website van Boekhouderstotaal

“Ben je een start-up met serieuze ambities, dan is het belangrijk om van meet af aan te matchen met een kantoor dat jou in de richting van die ambities kan begeleiden. Dat zijn dan bijvoorbeeld kantoren met een breed netwerk, in België of zelfs internationaal. Een kleiner kantoor kan die kennis wel inkopen, maar het kan toch ergens een rem vormen op je groei. Een goede raad: als je ooit als kleine ondernemer gestart bent bij een kantoor, maar je voelt dat je daar oploopt tegen de grenzen van wat zij je aan begeleiding kunnen bieden, dan is het tijd om over te stappen.”

3. Go shopping

“Shoppen bij dienstverleners, bij ons in Vlaanderen is dat verre van gebruikelijk. De dokter om de hoek wordt onze huisarts en de notaris van goede vrienden ook onze notaris. Sukkelen we met een huis-tuin-keuken-kwaaltje, dan kan die dokter ons perfect verder helpen. Een voorschrift, een medicijn en we zijn weer vertrokken. Maar wat als er iets ernstigers aan de hand is? Je snapt het punt. Dramatisch moet het allemaal niet zijn: je hoeft niet tegen het failliet aan te kijken om te beseffen dat je bij de verkeerde boekhouder zit. Alleen, het kan best zijn dat je toch met iets complexere vragen zit. Bijvoorbeeld omdat je in een echtscheiding verwikkeld raakt of gewoon, omdat je groeiplannen hebt. In zo’n geval spreek je toch best een expert.”

“Vergelijk het met de keuze van een architect. Daar ga je wel rondkijken. Je contacteert er een aantal en gaat uitvissen op welke manier ze werken, of ze begrijpen waar je naartoe wil met je huis, met wie het klikt, wie je de beste indruk geeft. Mijn advies: maak een selectie van boekhouders met wie je wil werken en ga dan praten. Logisch eigenlijk, maar het gebeurt weinig.”

4. I heard it through the grapevine

“De reputatie van een boekhouder kan je niet aflezen van zijn of haar website. Dus jawel, je mag er zeker wat vrienden bijroepen wanneer je gaat shoppen. Als zij je vertellen dat zij een topaccountant hebben, dan mag je die gerust mee op je lijstje zetten. Maar bind je niet onmiddellijk, leg je oor ook eens te luisteren bij de rest van je grapevine, je netwerk. Vraag andere ondernemers met wie ze werken en hoe ze vinden dat die samenwerking loopt. Dat levert zeker iets op.”

5. Way to work!

“Zit je aan tafel bij een kantoor, vraag dan hoe het precies te werk gaat. Ook daar zijn verschillen. Heel wat kantoren hebben intussen de weg van de digitalisering gevonden. Andere werken nog vooral met papieren dossiers. Er zijn zelfs nog kantoren, weliswaar met uitsterven bedreigd, die de boekhouding bij mensen thuis gaan ophalen. Bedenk hoe jij jouw administratie wil beheren. Zorg ervoor dat je een accountant kiest die daarbij past.”

“Nog belangrijk om te weten: hoe dikwijls zien jij en je boekhouder elkaar? Kan je bellen met een vraag of moet je eerst een afspraak maken? Hoe makkelijk bereikbaar is het kantoor, hoe vaak moet je de boekhoudkundige stukken binnenbrengen en welke info krijg je terug? Als jij verwacht dat je jouw boekhouder dag en nacht op zijn gsm kan bellen, zoek dan iemand die daar geen punt van maakt.”

6. Wat moet dat kosten?

“Dat is natuurlijk de vraag van één miljoen. De meeste ondernemers vinden hun boekhouder te duur. Zelfs als ze per kwartaal maar honderdvijftig euro moeten betalen, zeggen ze: verdorie, dat is toch veel geld, alleen maar om… Mensen vinden correcte dienstverlening zo vanzelfsprekend dat ze enkel zien hoeveel het hen kost, niet hoeveel het hen oplevert. Maar de zegspreuk klopt: een goede boekhouder betaalt zichzelf terug. Hij denkt met jou na over je dossier, weet welke fiscale oplossingen er zijn, spaart jou geld uit.”

“In het algemeen zijn er drie systemen. Eén: een forfaitair systeem waarbij je een standaard bedrag afspreekt voor bepaalde diensten, meestal per kwartaal. Twee: een uurtarief dat exact de prestaties vergoedt die voor jouw dossier geleverd zijn. En drie: een semi-forfaitair systeem met een vast tarief voor een basispakket en een uurtarief voor bijkomende vragen. Wat is weinig, wat is te veel? Moeilijke vraag. In elk geval, onder de vijftig euro per uur ga je niemand vinden die het werk voor je doet. Echte specialisten die met internationale fiscaliteit bezig zijn, kunnen zelfs een paar honderd euro per uur vragen. Nogmaals, alles hangt af van jouw situatie. En correct werk moet correct verloond.”

7. The perfect match

“Jij bent op zoek naar de perfecte klik. Voor minder moet je niet gaan. Je boekhouder moet jouw taal spreken. Hij moet de dingen kunnen uitleggen zodat jij het begrijpt. Trouwens, jijzelf moet ook durven zeggen: wacht, ik ben niet mee, leg me dat nog eens uit. Probeer elkaar goed te begrijpen vanaf het begin. Maak goede afspraken over de prijs, over alle praktische zaken en ga dan zo proactief mogelijk samenwerken.”

“Vraag op tijd informatie en interesseer je voor de financiële kant van jouw zaak. Verbazingwekkend is dat, hoe vaak ik ondernemers hoor zuchten dat ze een hekel hebben aan het opmaken van facturen. Hoe kan je nu geld verdienen als je geen facturen opstelt? Het is aan jou om zelf met je administratie bezig te zijn en je boekhouder aan te sturen. Het moet van twee kanten komen, net als in een goede relatie.”

Meer weten over (samenwerken met) je boekhouder? Bij Boekhouderstotaal vind je meer dan 1000 ‘officiële’ kantoren die zich graag over jouw dossier willen ontfermen. Waar wacht je nog op?! Schrijf je dan snel in voor hun nieuwsbrief en/of like Boekhouderstotaal.be op Facebook.