Hoe ICT provider Proximus bedrijven helpt met hybride meetings

Georges Dratzidis

De lockdowns lijken achter ons te liggen, maar iedereen is het erover eens dat 100 procent telewerk geen blijver is. Het heden en de toekomst is aan hybride werken: deels remote en deels op kantoor. Dat betekent dat we ook een realiteit van hybride meetings, waar echter meer bij komt kijken dan op het eerste gezicht gedacht. Zowel in termen van inrichting, gebruiksgemak, functionaliteit ... Om die reden stelt ICT provider Proximus zich tot missie hybride meetings optimaal te faciliteren voor en bij klanten.

Als corona ons iets geleerd heeft, dan wel dat we bereid zijn technologie te omarmen als blijkt dat we er beter van worden. Het beste bewijs is nog het feit dat talloze grootouders massaal leerden facetimen en videobellen om toch maar in contact te kunnen blijven met de kleinkinderen. Die trend was en is perfect door te trekken naar de professionele context: de tools om remote of hybride te vergaderen zijn vandaag zo goed dat hun meerwaarde niet meer te ontkennen valt.

Georges Dratzidis is senior consultant Hybrid Workplace bij Proximus. In die hoedanigheid adviseert hij klanten over de inrichting van hun werkplekken met digitale middelen. “We vertrekken daarbij altijd vanuit de bestaande situatie. Ofwel moet een ruimte gerenoveerd worden om hybride meetings mogelijk te maken, ofwel gaat het om een nieuwbouw. Afhankelijk van de grootte of complexiteit van dat project kan het interessant zijn om daarbij een Meeting Room Assessment te doen, waarbij we de aantallen en types meeting rooms in kaart brengen en daar technologieadvies rond formuleren. Welke software- en hardware oplossingen kunnen we bijvoorbeeld aanbieden, wat zijn de pro’s en contra’s van de technologie op basis van een vergelijkende studie? Dat laat de klant gemakkelijker toe de optimale keuze te maken.”

Interactief whiteboard

Proximus laat de klant toe nog verder te gaan dan zo’n room assessment, in die zin dat er zelfs met activity based personas kan gewerkt worden. “Dan kijken we naar de verschillende profielen in een bedrijf”, gaat Georges Dratzidis verder. “Kenniswerkers, medewerkers in het veld, managers, mobiele sales profielen, coördinerende functies, noem maar op. Al die profielen hebben namelijk specifieke meeting noden, dus kijken wij welke functionaliteiten daaraan tegemoetkomen. Iemand die bezig is met design zal misschien nood hebben aan een interactief whiteboard om creatieve ideeën te kunnen uitwisselen, terwijl andere profielen eerder op zoek zijn naar manieren om presentaties te delen.

Die persona’s gaan we kwantitatief (hoeveel zijn er?) en kwalitatief opdelen (wat hebben ze nodig qua ondersteuning?). Bij dat alles houden we maximaal rekening met de policies van de organisatie rond remote en on site working. Zo worden brainstorming sessies of strategische meetings misschien geacht op kantoor plaats te vinden, maar kunnen standaard operationele meetings of opleidingen gemakkelijker van thuis uit. Die policies spelen een belangrijke rol in de uitrusting van hybride meeting rooms, want ze hebben rechtstreeks invloed op het aantal vierkante meters meeting ruimte die je als bedrijf nodig hebt.”

Op hetzelfde native platform

Meeting Room Assessment, persona’s … Bij het organiseren van hybride meetings komt dus meer kijken dan men zou denken. Bovendien moet men ook nog eens rekening houden met het zaaltype en de functionaliteit ervan. Er zijn – soms zelfs in één en hetzelfde bedrijf – vergaderzalen, conferentieruimten, auditoria, boardrooms, gemeenteraadzalen, controlekamers, tv-studio's, training- en klaslokalen en thuiskantoren, noem maar op.

“Wanneer dan ook nog eens het streamen van live-evenementen en webinars in de mix komt, wordt het helemaal een verhaal waarbij ondersteuning van een specialist aan de orde is”, aldus Georges Dratzidis. “Zo kan een klant vragen dat bij een hybride meeting elke stoel een eigen luidspreker en microfoon heeft, waarbij de camera zich automatisch richt op de persoon die aan het woord is. Dat gezegd zijnde is de nood niet voor elke klant even complex en moet er niet altijd met persona’s gewerkt worden, maar volstaat het enkele concrete technologie-oplossingen te overlopen.”

Complexloos integreren

“De technologie in al die zalen hangt van de functie, de grootte, de frequentie van gebruik”, duidt Georges Dratzidis. “In elk geval zal die technologie de hybride meetingervaring sterk beïnvloeden en ervoor zorgen dat mensen evenwaardig kunnen deelnemen aan vergaderingen. Zowel interne meetings met medewerkers als externe meetings met partners, klanten en leveranciers. Dat is een belangrijk onderscheid: in dat eerste geval zit iedereen doorgaans op hetzelfde native platform – pakweg Microsoft Teams – zodat je dat complexloos kan integreren in de vergaderzalen.

Bij externe partijen is dat minder evident: dan krijgt een bedrijf al eens een uitnodiging voor een online meeting, maar via een platform of technologie waar de vergaderzaal niet optimaal voor uitgerust is. Ook die overweging nemen wij mee in onze Meeting Room Assessment, zodat wij toestellen kunnen suggereren die zowel interne als externe meetings mogelijk maken. Afhankelijk van zijn noden kan de klant een keuze maken.”

Reuzensprong voorwaarts

Het belang van ondersteuning toont zich ook duidelijk in het feit dat technologie die het laatste jaar een reuzensprong voorwaarts heeft gemaakt. Zo bestond al de mogelijkheid van group framing, waarbij een camera op zoek gaat naar gezichten in de zaal en die framet en van speaker tracking, waarbij alleen de spreker wordt gevolgd op basis van microfoon- en cameratechnologie. “Maar vandaag zijn er ook camera’s met digitale sensoren die beide technologieën combineren én die het bijvoorbeeld mogelijk maken mensen met mondmasker te tracken.

Ook bestaat er zoiets als people feed, waarbij meerdere mensen in een vergaderruimte niet meer in één vakje worden gecropt, maar waarbij de camera elke deelnemer apart ‘uitknipt’ en in de meeting plaatst, wat alles veel overzichtelijker maakt. Dan vermeld ik graag nog front row view, waarbij diezelfde personen in een vergaderzaal, zelfs al is het aan een ronde tafel, naast elkaar, even groot en evenwaardig te zien zijn. Dat geeft je boven die frames een groter canvas om presentaties te delen en die meer immersive te maken. Ten slotte bestaat er zoiets als video interoperability: platformen die ervoor zorgen dat verschillende technologieën met elkaar kunnen communiceren. Eén van de voordelen is dat klanten niet alle nog vrij nieuwe meetingroominfrastructuur moeten upgraden, maar dat ze via video interoperability kunnen blijven gebruik maken van micro's, geluid en camera's in hun meeting rooms.”

Conclusie? De technologie om hybride meetings mogelijk te maken maakt vandaag heel veel mogelijk. Bovendien maken mensen er in hun privéleven vaak gebruik van – bijvoorbeeld even chatten met de kinderen – en nemen ze dat mee in hun professionele leven. Een evolutie die door corona bovendien enorm versneld is. “Als de motivatie hoog genoeg is, volgt de adoptie vanzelf”, besluit Georges Dratzidis. “Zeker omdat de investeringskosten een stuk lager liggen dan vroeger. Om die investering maximaal te laten renderen, integreren we altijd een adoptieplan voor medewerkers: hoe moeten de mensen de technologie optimaal gebruiken en hoe kunnen ze er warm voor gemaakt worden – ook niet onbelangrijk. Verder voorzien we een helpdesk en zitten we jaarlijks met de klant samen voor een technologie-update. Wil hij dat zijn hybrid meeting systeem door ons gemanaged wordt omdat hij geen eigen IT-departement heeft om dat te doen? Dan doen wij dat ook.”